Szczegóły protokołu dzierżawy

Strona szczegółów protokołu zwrotu i wydania

Instrukcja:

Strona ze szczegółowymi informacjami o protokole zwrotu i wydania zawiera dane o dacie utworzenia dokumentu, elemencie (obiekcie, z którym związany jest zestaw na protokole), transporcie, adnotacjach, wadze zestawu w [kg], powierzchni zestawu w [m²], wartości zestawu oraz wartości dzierżawy za 30 dni (liczona w momencie wejścia na podstronę szczegółów protokołu - zgodnie ze stawkami dzierżawy w tej chwili). Oprócz tego wyświetlane są informacje:

1. Numer protokołu i jego stan - nagłówek strony zawiera numer wybranego protokołu oraz stan, w jakim się znajduje (dla protokołów wydania - Wersja robocza/Rezerwacja/Zatwierdzony, dla protokołów zwrotu - Wersja robocza/Zatwierdzony)
2. Ikona "i" - po najechaniu myszką na tę ikonę zobaczymy informacje o tym, kto (jakie konto) utworzył ten dokument, kiedy został utworzony oraz kiedy został ostatnio zmodyfikowany
3. Menu protokołu - zawiera przyciski
   • "Informacje o protokole" - wyświetla stronę z pełnymi informacjami o protokole (obraz powyżej)
   • "Edytuj protokół" - zmienia układ strony informacji o protokole w taki sposób, aby dać możliwość edycji danych protokołu oraz modyfikacji listy przedmiotów obecnych na protokole
   • "Usuń protokół" - pozwala na usunięcie protokołu pod warunkiem, że jest on w stanie "Wersja robocza"
   • "Pobierz PDF" - otwiera okno wydruku protokołu w formie PDF
4. Przycisk "Stan zlecenia po zwrocie" - widoczny TYLKO na stronie szczegółów protokołu ZWROTU w stanie "Zatwierdzony" - otwiera okno z listą przedmiotów obecnych na stanie zlecenia tuż po tym zwrocie. Okno to umożliwia również wydruk tej listy w formie dokumentu PDF
5. Zakładka "Lista przedmiotów na protokole" - kliknięcie jej wyświetla poniżej listę przedmiotów obecnych na protokole (zakładka ta jest wybrana domyślnie po wejściu na stronę szczegółów protokołu). Pozycja na liście przedmiotów zawiera informacje takie jak: numer katalogowy, nazwę przedmiotu, numer magazynu (z którego pochodzi przedmiot), ilość na protokole, wagę przedmiotu w [kg], sumaryczną wagę w [kg], sumaryczną powierzchnię w [m²], sumaryczną wartość oraz opcjonalne adnotacje
6. Zakładka "Dołączone usługi" - kliknięcie jej wyświetla poniżej listę dołączonych usług do protokołu. Pozycja na liście usług zawiera informacje takie jak: numer usługi, nazwę usługi, wartość (cena) usługi na tym protokole oraz opcjonalne adnotacje

Tworzenie protokołu zwrotu do sprzedaży i sprzedaży z dzierżawy

Opis procesu sprzedaży z dzierżawy

Strona szczegółów protokołu zwrotu w stanie "Wersja robocza" (obraz nr 1) zawiera w menu po lewej stronie dodatkowy przycisk "Sprzedaj z dzierżawy". Po kliknięciu wyświetla okno z prośbą o potwierdzenie, że chcemy utworzyć protokół sprzedaży z dzierżawy na podstawie aktualnie wyświetlanego zwrotu (w "Wersji roboczej"). Zatwierdzenie tej operacji powoduje utworzenie protokołu sprzedaży z dzierżawy (element, transport i lista przedmiotów jest kopiowana z protokołu zwrotu). Dodatkowo bazowy protokół zwrotu z "Wersji roboczej" zmienia stan na "Zatwierdzony", zostaje oznaczony jako "Zwrot do sprzedaży" i blokowana jest dalsza jego edycja/modyfikacja. Na stronie szczegółów protokołu zwrotu do sprzedaży pojawia się przycisk "Przejdź do powiązanego protokołu sprzedaży z dzierżawy" (obraz nr 2), który przenosi na stronę szczegółów utworzonego protokołu sprzedaży z dzierżawy.

Edycja protokołu zwrotu i wydania

Instrukcja:

Strona edycji protokołu zwrotu i wydania zawiera pola edycji elementu (obiekt, z którym związany jest zestaw na protokole), transportu (jedynie nazwa orientacyjna - konkretną usługę można dołączyć do protokołu, aby jej wartość została dodana do faktury), adnotacji (opcjonalnie), daty zastosowania protokołu (data i godzina, w której następuje wydanie/zwrot), roku i numeru w roku (w numerze dokumentu, np. wyp-00004/2026 to numer 4 w roku 2026), stanu protokołu (więcej o poszczególnych stanach protokołu znajdziesz poniżej).

1. Przycisk "Zapisz zmiany" - Po modyfikacji któregokolwiek z pól edycji protokołu, przycisk podświetli się i będzie możliwy do kliknięcia (aktywny)
2. Przycisk "Dodaj przedmiot do protokołu" - jest wyświetlany gdy zakładka poniżej jest wybrana na "Lista przedmiotów na protokole". Jeśli wybrana zakładka to "Dołączone usługi", to w tym miejscu wyświetlany jest przycisk "Dołącz usługę do protokołu". Kliknięcie "Dodaj przedmiot do protokołu" sprawia, że oprogramowanie dla wypożyczalni otworzy okno z listą przedmiotów - dla protokołu wydania jest to lista dostępnych przedmiotów do wydania w konkretnym dniu i godzinie (ustawiona data i godzina protokołu), a w przypadku protokołu zwrotu jest to lista przedmiotów dostępnych do zwrócenia z powiązanego zlecenia w konkretnym dniu i godzinie (data i godzina protokołu). Kliknięcie "Dołącz usługę do protokołu" powoduje otworzenie okna z listą utworzonych wcześniej usług, które to można dołączyć do edytowanego protokołu po cenie wprowadzonej w polu formularza.
3. Przyciski "Edytuj" i "Usuń" w rzędzie listy przedmiotów lub usług - umożliwiają modyfikację i usunięcie pozycji na protokole - w przypadku przedmiotu można edytować ilość na protokole oraz adnotacje, a w przypadku usług - cenę i adnotacje

Stan protokołu dzierżawy

1. "Wersja robocza" - jest to pierwszy stan podczas tworzenia protokołu wydania/zwrotu (w tym stanie jest nowo utworzony protokół). Umożliwia on umieszczanie na dokumencie przedmiotów w ilościach jakie posiadamy w magazynach (dla wydań), ilościach jakie są na stanie zlecenia (dla zwrotów) oraz dołączanie usług. Modyfikacja dokumentu w "Wersji roboczej" NIE ma wpływu na stan magazynu - przedmioty wciąż są obecne w magazynie/na stanie zlecenia i NIE są zarezerwowane.
2. "Rezerwacja" - zmiana stanu protokołu dzierżawy (TYLKO wydania) na "Rezerwacja" powoduje sprawdzenie, czy ilości przedmiotów na protokole są obecne w magazynach, z któych zostały dodane do protokołu - jeżeli tak - podane ilości są blokowane (rezerwowane) i nie ma możliwości wydania tej ilości na innym protokole dopóki ta rezerwacja nie zostanie anulowana lub zatwierdzona (zmiana stanu z powrotem na "Wersja robocza" lub "Zatwierdzony").
3. "Zatwierdzony" - zmiana stanu protokołu wydania/zwrotu na "Zatwierdzony" powoduje sprawdzenie, czy każda pozycja na protokole może zostać wydana w takiej ilości jaka została wpisana (dla protokołów wydania) lub czy każda pozycja może zostać zwrócona w ilości wpisanej na protokole (dla protokołów zwrotu) - jeżeli tak - w przypadku wydań podane ilości przedmiotów na protokole zostają odjęte z magazynów i dodane do puli "poza magazynem". W przypadku zwrotów wpisane ilości na protokole zostają odjęte ze stanu zlecenia (pula "poza magazynem") i dodane z powrotem do magazynów.

Dodawanie przedmiotu do protokołu wydania:

Po kliknięciu przycisku "Dodaj przedmiot do protokołu" podczas edycji protokołu wydania zostanie otworzone okno z listą przedmiotów dostępnych do wydania w danym dniu i godzinie (data i godzina protokołu) (obraz nr 1). Następnie należy kliknąć przycisk "Wybierz magazyn" przy wybranym przedmiocie i zostanie wyświetlona lista magazynów, w których znajduje się ten przedmiot i może być z nich wydany (obraz nr 2). Aby dodać konkretną ilość do protokołu należy kliknąć przycisk "Dodaj", podać ilość i zatwierdzić przyciskiem "Potwierdź". Program do zarządzania dzierżawą wyświetli komunikat o pomyślnej operacji dodania przedmiotu. W celu dodania następnych pozycji do protokołu można wrócić do listy dostępnych przedmiotów za pomocą przycisku "Powrót do wyboru przedmiotu".

Dodawanie przedmiotu do protokołu zwrotu:

Po kliknięciu przycisku "Dodaj przedmiot do protokołu" podczas edycji protokołu zwrotu zostanie otworzone okno z listą przedmiotów dostępnych do zwrócenia w danym zleceniu (obraz nr 1). Następnie należy kliknąć przycisk "Wybierz magazyn" przy wybranym przedmiocie (lub przycisk "Dodaj do protokołu wszystkie dostępne przedmioty", jeśli chcemy dodać wszystkie przedmioty ze stanu zlecenia jednym kliknięciem) i zostanie wyświetlona lista magazynów, do których można zwrócić daną ilość wybranego przedmiotu (obraz nr 2). Lista magazynów będzie miała więcej niż 1 pozycję, jeżeli ten sam przedmiot został wydany w tym zleceniu z większej ilości magazynów niż 1. Aby zwrócić konkretną ilość do wybranego magazynu należy kliknąć przycisk "Zwróć", podać ilość i zatwierdzić przyciskiem "Potwierdź". Zostanie wyświetlony komunikat o pomyślnej operacji dodania przedmiotu. W celu dodania następnych pozycji do protokołu można wrócić do listy dostępnych przedmiotów za pomocą przycisku "Powrót do wyboru przedmiotu".

Dołączanie usługi do protokołu dzierżawy:

Po kliknięciu przycisku "Dołącz usługę do protokołu" podczas edycji protokołu dzierżawy (wydania/zwrotu) zostanie otworzone okno z listą usług dostępnych do dołączenia. Następnie należy kliknąć przycisk "Dodaj do protokołu" przy wybranej usłudze, podać cenę i zatwierdzić przyciskiem "Potwierdź". Zostanie wyświetlony komunikat o pomyślnej operacji dołączenia usługi.

Stan zlecenia po zwrocie

Przycisk "Stan zlecenia po zwrocie" widoczny w menu po lewej stronie (TYLKO w przypadku podstrony ze szczegółami protokołu ZWROTU) otwiera okno z listą przedmiotów, które pozostały na stanie zlecenia po zrealizowaniu tego zwrotu (obraz nr 1). Stan zlecenia po zwrocie można również pobrać w formie dokumentu PDF (obraz nr 2).

Pobieranie protokołu w formie PDF

Przycisk "Pobierz PDF" widoczny w menu po lewej stronie otwiera okno z przełącznikiem "Wydrukuj ponownie", który należy kliknąć "włączyć", jeżeli wprowadzono jakiekolwiek zmiany od ostatniego wydruku (np.: zmiana ilości danego przedmiotu, daty, czy godziny protokołu) lub chcemy automatycznie podpisać drukowany protokół imieniem i nazwiskiem aktualnie zalogowanego konta, (po "włączeniu" przełącznika "Wydrukuj ponownie" pojawia się przełącznik "Podpisz automatycznie", który to umożliwia). W przypadku protokołów zwrotu w stanie "Zatwierdzony" po włączeniu opcji "Wydrukuj ponownie" pojawi się również przełącznik "Wydrukuj razem ze stanem zlecenia po zwrocie", który po włączeniu spowoduje, że pobrany dokument PDF będzie, oprócz protokołu, zawierał tabelę ze stanem zlecenia po zwrocie. Oprogramowanie Managemate rozpocznie pobieranie dokumentu po kliknięciu przycisku "Pobierz".

Usuwanie protokołu dzierżawy

Przycisk "Usuń protokół" widoczny w menu po lewej stronie umożliwia usunięcie protokołu dzierżawy pod warunkiem, że jest on w stanie "Wersja robocza".